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      青島辦公家具文件柜的整理原則
      2021-4-2

           青島辦公家具文件柜的整理準則
           一、按年度和活動內容擺放次序和保管期限,同一活動事情的文件相對會集,并以文件形成時刻先后,并兼顧文件的重要程度等要素進行擺放。 
           二、文件柜內的文件夾及文件盒的裝訂應遵循:原件在前,復件在后;正文在前,復件在后;定稿(終究修訂稿)在前,歷次修改稿在后;社聯下發文件在前,社團上交文件在后。 
           三、關于文件盒進行必要的編號,按一個年度一個流水號準則寫。采用中文4位數編號,如0102,前兩位01代表文件柜的編號,后兩位是文件的實踐編號, 若01號文件柜有8個文件,從0101到0108進行編號,02號文件柜持續上次的編號,如0209即代表02號文件柜的第一個文件盒。 
           四、裝盒可根據需求選擇檔盒的厚度,并在盒脊設置項目中填寫年度、盒號,分屬大類等必備項。有必要的話可制作一個簡略的文件說明表或文檔方式的小紙片,放在盒內文件的最終,既不妨礙查詢,又有助于了解文件盒的具體內容,如無必要,則省略這一過程。 
           五、 準則上,青島文件柜內部的物品文件取出應由當日作業室值班人員操作,運用結束放回原處。如有變動,在作業交接本上做好記錄,便利次日值班人員了解狀況。作業室成員必須盡量了解文件柜內的物品放置。制止私家性質帶出或破壞文件柜內相關材料。

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